Reponer stock a tiempo no depende de la memoria de quien compra. Depende de tres datos: cuánto se vende por día, cuánto tarda en llegar el pedido y qué margen de seguridad querés dejar. Cuando esos tres números están claros, "cuándo pedir" deja de ser una decisión intuitiva.
Por qué el quiebre de stock sale más caro de lo que parece
Quedarse sin un producto no es solo una venta perdida. Es también un pedido urgente a mayor precio, un flete express, o un cliente que resuelve el problema con otro proveedor y no vuelve. El costo real de reponer tarde casi nunca se registra en ningún reporte, pero aparece en el margen del mes.
El extremo opuesto también cuesta: comprar de más inmoviliza capital en depósito y, en productos con vencimiento o rotación lenta, termina en pérdida directa.
La cuenta detrás de "cuándo pedir"
El punto de reposición es el nivel de stock en el que hay que salir a comprar para que el pedido llegue justo antes de agotarse. Se arma con tres datos:
- Consumo diario: cuánto vendés de ese producto, en promedio, por día.
- Lead time del proveedor: cuántos días pasan desde que hacés el pedido hasta que lo recibís.
- Colchón de seguridad: días extra para cubrir imprevistos (demoras, picos de venta).
Un ejemplo simple: si vendés 10 unidades por día, tu proveedor tarda 15 días en entregar y dejás 5 días de colchón, el punto de reposición es 200 unidades (10 × 20 días). Cuando el stock toca ese número, es momento de pedir — no antes, no después.
El lead time no es el mismo para todos los proveedores
Acá es donde más pymes se equivocan: usan el mismo margen de días para todos los proveedores, cuando en la práctica cada uno cumple distinto. Un proveedor local puede entregar en 3 días; uno que importa insumos, en 30 o más.
Lo más confiable es mirar el historial real de compras a cada proveedor y calcular el promedio de días entre el pedido y la recepción. Cuando hay pocas compras registradas, o el proveedor cambió su logística recientemente, tiene más sentido cargar el valor a mano en vez de confiar en un promedio con poca muestra.
De la alerta a la orden de compra
Saber qué reponer sirve poco si después hay que pasar ese dato a mano a una orden de compra. Lo eficiente es que, apenas se detecta qué productos están por debajo de su punto de reposición, se puedan agrupar por proveedor y generar el pedido directamente, sin recargar cantidades ni buscar de nuevo el listado de precios.
Qué mirar cada semana
No hace falta revisar todo el catálogo todos los días. Alcanza con mirar, una vez por semana, qué productos tienen menos días de stock restante que el lead time de su proveedor — esos son los que se van a agotar antes de que llegue el próximo pedido si no se actúa ahora.