Manual de Ayuda BUIN

Configuración inicial & AFIP

Antes de empezar a usar BUIN en producción es importante dejar completa la configuración de AFIP y puntos de venta electrónicos.

En la página de AFIP con tu CUIT y Clave Fiscal

Paso 1 · Delegación del WebService de Facturación Electrónica

Ruta en AFIP:
Administrador de Relaciones de Clave Fiscal → Nueva Relación → Servicio (Buscar)
Seleccioná AFIP → WebServices → Facturación Electrónica → Representante (Buscar).
En Buscar, ingresá el CUIT 30716877678 y confirmá 2 veces.

Paso 2 · Crear Punto de Venta

Responsables Inscriptos

• Administración de puntos de venta y domicilios → A/B/M de Puntos de Venta → Agregar.
• Número: uno nuevo, adicional a los que la empresa ya utiliza.
• Nombre fantasía: por ejemplo “Web Service”.
• Sistema → RECE para aplicativo y Web Services → Asociar domicilio.

Monotributistas

• Comprobantes en Línea → A/B/M de Puntos de Venta → Agregar.
• Número: uno nuevo, adicional a los existentes.
• Nombre fantasía: por ejemplo “Web Service”.
• Sistema → Factura electrónica – Monotributo – Web Services → Asociar domicilio.

Requisitos previos

• CUIT activo y Clave Fiscal nivel 3 o superior.
• Alta en AFIP del servicio de facturación electrónica.
• Certificado digital vigente (si corresponde).
• Conexión a internet estable.

Ventas

El módulo de Ventas concentra todo el circuito comercial de BUIN: desde una cotización hasta la factura electrónica, incluyendo POS, seguimiento de pedidos y cuentas corrientes.

Punto de Venta (POS)

El POS está pensado para ventas en mostrador con alta velocidad de carga y emisión de ticket/factura electrónica.

• Menú: Ventas → Punto de Venta (POS).
• Permite usar lector de código de barras o búsqueda por nombre.
• Admite múltiples formas de pago (efectivo, tarjeta, transferencia, cheques, etc.).
• Impacta directamente en caja y stock.

Flujo básico de venta en POS

1. Seleccionar caja y sucursal (si aplica).
2. Agregar productos (código de barras, código interno o nombre).
3. Elegir cliente (por defecto “Consumidor Final” o uno registrado).
4. Seleccionar forma de pago.
5. Confirmar y emitir el comprobante (ticket / factura electrónica).

Ejemplos de comprobantes

Circuito: Cotización → Pedido → Remito → Factura

En BUIN el circuito normalizado de ventas (fuera del POS) suele ser:

1. Cotización: se arma una propuesta de precios y condiciones para el cliente, sin impacto contable ni de stock.
2. Pedido: a partir de la cotización (o directo), se genera el pedido del cliente con detalle de ítems, cantidades y plazos.
3. Remito / Entrega: se confirma la salida de mercadería; aquí se puede impactar el stock.
4. Factura: se factura total o parcialmente el pedido/remito, generando comprobante electrónico.

Seguimiento de pedidos pendientes

BUIN permite ver qué pedidos aún no fueron totalmente entregados o facturados.

• Vista de pedidos abiertos (sin entrega o con entrega parcial).
• Filtros por cliente, fecha, vendedor y estado.
• Acceso rápido a la acción siguiente: entregar / facturar.

Compras

El módulo de Compras en BUIN permite administrar el circuito completo con proveedores: desde la necesidad (orden de compra) hasta el comprobante (factura/ND/NC) y su pago. Está pensado para que quede todo trazable y conectado con inventario, tesorería y contabilidad.

¿Qué resuelve este módulo?

• Crear Órdenes de Compra (OC) para planificar compras y autorizarlas.
• Registrar facturas de proveedor (y notas de débito/crédito) con impuestos.
• Vincular pagos y seguir el estado de la Cuenta Corriente.
• Impactar en Inventario cuando la compra incluye mercadería.
• Dejar listo el circuito para reportes: compras por proveedor, por período, por rubro, etc.

Conceptos clave

• Orden de Compra (OC): documento interno (no fiscal) para pedir y controlar.
• Comprobante de proveedor: Factura / Nota de Débito / Nota de Crédito.
• Cuenta Corriente proveedor: saldo pendiente (deuda) y movimientos.
• Ingreso de mercadería: entrada al stock (puede ser total o parcial).
• Pago: cancelación total/parcial de la deuda (caja, banco, cheque, transferencia, etc.).

Flujo recomendado (estándar)

1. Crear la Orden de Compra (OC)
   Se arma la OC con proveedor, ítems, cantidades, precios estimados y fecha de entrega. Sirve para controlar qué se pidió y evitar compras “sin orden”.
2. Aprobar / confirmar la OC
   En empresas con control interno, se utiliza como paso de autorización antes de comprar.
3. Recibir mercadería (Ingreso)
   Cuando llega la mercadería, se registra el ingreso al depósito correspondiente. Puede ser total o parcial.
4. Cargar la factura del proveedor
   Se registra el comprobante real (con número, fecha, impuestos, condiciones y vencimiento). Si la compra fue de mercadería, el sistema deja vinculada la factura al ingreso/OC.
5. Registrar el pago
   Desde Tesorería se carga el pago y se vincula al comprobante / cuenta corriente del proveedor.
6. Revisión final
   Verificar: saldo proveedor, stock ingresado, y que los totales coincidan.

Ingreso de facturas y notas (Proveedor)

BUIN permite cargar distintos tipos de comprobantes:

• Factura: genera deuda en cuenta corriente del proveedor.
• Nota de Débito (ND): incrementa la deuda (intereses, ajustes, cargos).
• Nota de Crédito (NC): reduce la deuda (devolución, bonificación, ajuste).

Datos típicos a completar

• Proveedor
• Fecha de comprobante
• Número / punto de venta (si aplica)
• Condiciones de pago (contado / cuenta corriente / vencimiento)
• Detalle de ítems o concepto (según el tipo de compra)
• Impuestos (IVA, percepciones/retenciones si corresponden)

Compras de mercadería vs. compras de gastos

En BUIN conviene diferenciar:

• Compra de mercadería (con stock): ingresa productos al depósito y afecta inventario/costo.
• Compra de gasto (sin stock): servicios, alquileres, honorarios, etc. No aumenta stock, se imputa a gasto.

Cuenta corriente de proveedores

La cuenta corriente muestra la relación financiera con cada proveedor:

• Comprobantes pendientes
• Pagos aplicados
• Saldo actual
• Vencimientos

Buenas prácticas en cuenta corriente

• Registrar pagos siempre vinculados al comprobante o al proveedor correcto.
• No duplicar comprobantes: usar búsquedas por número/fecha antes de cargar.
• Si hay diferencias, usar ND/NC en lugar de “editar” facturas ya registradas.

Relación con Tesorería

Los pagos de proveedores se registran desde Tesorería. BUIN puede manejar pagos con:

• Caja (efectivo)
• Bancos (transferencias)
• Cheques
• Tarjetas (si aplica)

Relación con Inventario

Cuando la compra incluye mercadería, el circuito de compras se integra con inventario:

• Ingreso de mercadería al depósito correspondiente.
• Actualización de stock.
• Registro del costo base para reportes y márgenes.

Errores comunes (y cómo evitarlos)

Checklist rápido (para soporte / usuarios)

• ¿La OC está creada (si aplica)?
• ¿La mercadería ingresó a stock (si corresponde)?
• ¿La factura tiene impuestos correctos?
• ¿El proveedor aparece con saldo correcto?
• ¿El pago quedó imputado correctamente?

Importaciones

El módulo de Importaciones en BUIN está pensado para gestionar operaciones reales de compra al exterior, permitiendo centralizar costos, impuestos y gastos asociados, y trasladarlos correctamente al costo final de los productos.

Objetivo del módulo

• Registrar operaciones de importación de forma ordenada y trazable.
• Centralizar todos los costos asociados a una importación.
• Prorratear esos costos sobre los productos importados.
• Obtener un costo real de mercadería para stock, ventas y contabilidad.

Conceptos clave

• Importación: operación principal que agrupa productos, gastos e impuestos.
• Proveedor del exterior: origen de la mercadería.
• Gastos de importación: flete, seguro, despachante, tasas, etc.
• Impuestos: derechos, IVA, percepciones u otros cargos.
• Prorrateo: distribución de costos sobre los productos.

Flujo general de una importación

1. Crear la importación
   Se genera una nueva operación de importación desde el menú correspondiente, indicando proveedor, fechas y datos generales.
2. Cargar productos importados
   Se agregan los productos que forman parte de la importación, con cantidades y valores base (FOB o costo inicial).
3. Registrar gastos asociados
   Se cargan todos los gastos vinculados a la importación: flete internacional, seguro, despachante, transporte local, tasas, etc.
4. Registrar impuestos
   Se ingresan los impuestos y percepciones aplicables según la normativa vigente.
5. Prorratear costos
   BUIN distribuye los gastos e impuestos sobre los productos, obteniendo el costo final unitario.
6. Impacto en stock
   Una vez confirmada la importación, los productos ingresan al inventario con su costo real calculado.

Prorrateo de costos

El prorrateo permite distribuir los costos de la importación de forma justa entre los productos involucrados. BUIN puede prorratear:

• Por valor del producto.
• Por cantidad.
• Según el criterio definido para la operación.

Relación con Inventario

Los productos importados impactan directamente en el módulo de Inventario:

• Se actualiza el stock disponible.
• Se guarda el costo real del producto.
• Ese costo se utiliza luego en ventas, reportes y contabilidad.

Relación con Contabilidad

Las importaciones pueden generar asientos contables asociados:

• Registro de mercadería en tránsito o en stock.
• Imputación de gastos e impuestos.
• Base para cierres contables y análisis de costos.

Buenas prácticas

• Cargar todos los gastos antes de prorratear.
• Revisar cantidades y valores de productos importados.
• Confirmar la importación solo cuando la información esté completa.
• Usar reportes para validar costos finales.

Gastos

El módulo de Gastos en BUIN permite registrar y controlar los comprobantes de egresos de la empresa que no siempre están vinculados a una compra de mercadería (por ejemplo: servicios, alquileres, honorarios, logística local, mantenimiento, publicidad, etc.). El objetivo es que cada gasto quede ordenado, imputable y conectado con Tesorería, Contabilidad e Impuestos.

¿Qué resuelve este módulo?

• Registrar gastos con comprobante (Factura, Ticket, Recibo, ND/NC si aplica).
• Imputar correctamente el gasto a cuentas contables.
• Asociar impuestos (IVA, percepciones/retenciones) cuando corresponde.
• Vincular el gasto a un pago (caja, banco, cheques, transferencia, etc.).
• Obtener reportes: gastos por período, por proveedor, por rubro, por centro de costo, etc.

Tipos de gastos más comunes

• Servicios: luz, internet, telefonía, software, seguros.
• Alquileres: local, depósito, oficinas (si tenés el módulo de alquileres, se integra).
• Honorarios: contador, abogado, consultores.
• Logística local: fletes, envíos, mensajería.
• Mantenimiento: reparaciones, insumos, repuestos, combustible (si aplica).
• Marketing: publicidad, impresiones, diseño, redes.
• Gastos bancarios: comisiones, mantenimiento de cuenta, gastos por transferencia.

Flujo recomendado (estándar)

1. Cargar el gasto
   Se registra el comprobante (fecha, proveedor, tipo y número) y el detalle del gasto.
2. Imputar contablemente
   Se asigna la cuenta de gasto correspondiente (y opcionalmente centro de costo).
3. Registrar impuestos
   Se indica IVA y/o percepciones/retenciones si el comprobante las incluye.
4. Registrar el pago
   Desde Tesorería se carga el pago y se vincula al gasto para dejarlo “cancelado” (total o parcial).
5. Revisar reportes
   Confirmar que el gasto se refleje en reportes y (si corresponde) en libros impositivos.

Datos típicos a completar

• Proveedor (o beneficiario)
• Fecha del comprobante
• Tipo y número de comprobante (si existe)
• Concepto / detalle del gasto
• Importe neto + impuestos (IVA, percepciones, etc.)
• Vencimiento (si queda pendiente de pago)

Imputación contable

La imputación contable define dónde impacta el gasto en tus reportes y balances. Ejemplos de cuentas típicas:

• Gastos de administración
• Servicios / utilities
• Gastos bancarios
• Fletes y logística
• Honorarios profesionales
• Alquileres
• Marketing y publicidad

Centros de costo (opcional)

Si tu empresa lo necesita, BUIN puede manejar centros de costo para segmentar gastos: sucursal, área, proyecto, obra, unidad de negocio, etc.

• Permite analizar gastos por sector.
• Mejora reportes de rentabilidad.
• Facilita control presupuestario.

Relación con Tesorería

Los pagos de gastos se registran desde Tesorería. Formas típicas:

• Caja: efectivo.
• Banco: transferencia, débito, cheques.
• Cheques: propios o terceros (según configuración).

Relación con Impuestos

Los gastos pueden alimentar reportes impositivos (según configuración):

• IVA compras (crédito fiscal), si el comprobante discrimina IVA.
• Percepciones/retenciones, si corresponde.
• Reportes por proveedor y período.

Errores comunes (y cómo evitarlos)

Checklist rápido (para soporte / usuarios)

• ¿El proveedor es el correcto?
• ¿La fecha y el número de comprobante están bien?
• ¿La imputación contable es la adecuada?
• ¿IVA / percepciones / retenciones cargadas correctamente (si aplica)?
• ¿El pago quedó imputado (si ya se pagó)?

Inventario

Control de productos, existencias, depósitos y movimientos internos.

Alta de productos

1. Ir a Inventario → Productos → Nuevo.
2. Completar Nombre, Descripción, SKU/código interno, Código de barras (EAN/UPC) si corresponde.
3. Definir Categoría, Unidad de medida, IVA, IIBB y precios de venta.
4. Opcional: stock inicial, depósito, imagen, notas internas.
5. Guardar y verificar que aparezca en el listado.

Servicios técnicos (Reparaciones)

Este módulo permite registrar la recepción de equipos, diagnosticar, cotizar, reparar y cerrar la orden con trazabilidad operativa y comercial.

Flujo sugerido de trabajo

1. Recibido: alta de orden con cliente, equipo y detalle del problema.
2. Diagnosticado: se registra evaluación técnica y alcance del trabajo.
3. Cotizado: se genera cotización de mano de obra/repuestos.
4. Aceptado: cliente aprueba presupuesto.
5. En reparación: ejecución técnica + consumo de repuestos.
6. Listo: equipo reparado y control final.
7. Entregado: retiro/entrega al cliente.
8. Cerrado: cierre administrativo posterior a facturación y entrega.

Estados y reglas de cierre

• Cierre normal: sólo debe realizarse cuando la orden esté entregada y facturada.
• Cierre por no aceptación: se permite cerrar cuando el cliente rechaza la cotización.
• 1 equipo por reparación: se recomienda un equipo por orden para trazabilidad clara de serie, fotos, costos y tiempos.
• Fotos de recepción: registrar fotos de estado general, daños y serie para respaldo.
• Partes no cotizadas: si se consumen, dejar observación y justificación para control interno.

Buenas prácticas operativas

Activo Fijo

Módulo para registrar bienes de uso, calcular amortizaciones y generar asientos automáticos.

Contabilidad

Incluye plan de cuentas, asientos manuales, cierres de ejercicio y aplicación de resultados.

Cierre de ejercicio: refundición, cierre, apertura y aplicación

Procedimiento recomendado para realizar el cierre contable anual en BUIN.

1) Refundición de cuentas de resultados

Objetivo: saldar todas las cuentas de resultados contra Resultados del Ejercicio.

2) Asiento de Cierre

Objetivo: saldar todas las cuentas patrimoniales contra una Cuenta de Cierre.

• Activos → se acreditan en Cuenta de Cierre.
• Pasivos y Patrimonio → se debitan en Cuenta de Cierre.

3) Asiento de Apertura (nuevo ejercicio)

Es el inverso del asiento de cierre, reabriendo los saldos patrimoniales en el nuevo ejercicio.

4) Aplicación del resultado

Distribuir el saldo de Resultados del Ejercicio según lo resuelto (reservas, resultados acumulados, pérdidas acumuladas).

Ejemplo integrado (simplificado)

# 1) Refundición
Debe: Resultados del Ejercicio        1.200.000
  Haber: Ventas (4.1.1.01)                          1.200.000

Debe: Gastos (5.x.x.x)                  900.000
  Haber: Resultados del Ejercicio                     900.000

# Resultado del Ejercicio = 300.000 (ganancia)

# 2) Cierre (saldos patrimoniales contra Cuenta de Cierre)
Debe: Pasivo + Patrimonio            5.000.000
  Haber: Cuenta de Cierre                              5.000.000

Debe: Cuenta de Cierre               6.200.000
  Haber: Activo                                         6.200.000

# 3) Apertura (ejercicio siguiente)
Debe: Activo                         6.200.000
  Haber: Pasivo + Patrimonio                           5.000.000
  Haber: Resultados Acumulados                          1.200.000

# 4) Aplicación (si asamblea decide a Reservas 200.000)
Debe: Resultados del Ejercicio         300.000
  Haber: Reservas                                        200.000
  Haber: Resultados Acumulados                            100.000
        

Tesorería

El módulo de Tesorería en BUIN concentra la gestión de fondos: caja, bancos y cheques, y registra los movimientos reales de dinero de la empresa. Su objetivo es que puedas ver y controlar: qué se cobró, qué se pagó, con qué medio, cuándo, y cómo impacta en caja/banco, cuentas corrientes y contabilidad.

¿Qué resuelve este módulo?

• Administrar Cajas (efectivo) y su saldo.
• Administrar Bancos (cuentas bancarias) y sus movimientos.
• Gestionar Cheques (propios/terceros, según tu implementación).
• Registrar cobros de clientes y pagos a proveedores.
• Registrar movimientos internos (transferencias entre caja/banco, depósitos, etc.).
• Dejar trazabilidad para reportes: movimientos por fecha, medio, usuario, empresa, etc.

Conceptos clave

• Caja: efectivo disponible (por sucursal/caja si aplica).
• Banco: cuenta bancaria con saldo y extracto interno.
• Medio de pago: efectivo, transferencia, cheque, tarjeta, etc.
• Comprobante de tesorería: registro interno del movimiento (entrada/salida).
• Imputación: vincular el movimiento a una factura, gasto o cuenta corriente.

Flujos típicos

1) Cobro de clientes

1. Seleccionar cliente.
2. Indicar comprobantes a cobrar (si aplica: factura/saldo de cuenta corriente).
3. Elegir medio de cobro (efectivo / transferencia / cheque / etc.).
4. Confirmar el movimiento.
5. Verificar: actualiza caja/banco y reduce saldo del cliente.

2) Pago a proveedores

1. Seleccionar proveedor.
2. Elegir qué comprobantes se pagan (facturas/ND/NC si aplica).
3. Seleccionar el medio de pago (caja / banco / cheque).
4. Confirmar el pago.
5. Verificar: actualiza caja/banco y reduce saldo del proveedor.

3) Pago de gastos (servicios, alquileres, honorarios)

Los gastos se pagan desde Tesorería igual que una factura de proveedor, pero su impacto principal es en cuentas de gasto (y en impuestos si corresponde).

4) Transferencias internas

Tesorería también registra movimientos internos, por ejemplo:

• Transferencia Banco → Caja (retiro de efectivo).
• Transferencia Caja → Banco (depósito).
• Transferencia entre bancos (cuenta A → cuenta B).

Gestión de cheques

Si tu operación utiliza cheques, Tesorería permite controlarlos por estado:

• Emitidos: cheques propios emitidos.
• En cartera: cheques de terceros recibidos.
• Depositados: enviados a banco.
• Rechazados / anulados: si corresponde.

Comprobantes de Tesorería (movimientos)

Un comprobante de tesorería suele incluir:

• Fecha
• Tipo de movimiento (entrada / salida)
• Origen/Destino (caja/banco/cheque)
• Importe
• Cliente/Proveedor (si aplica)
• Concepto / observación
• Referencia al comprobante (factura/gasto/pago)

Relación con Contabilidad

Tesorería es la base para reflejar movimientos reales en contabilidad:

• Entradas y salidas de caja.
• Movimientos bancarios.
• Aplicación de cobros/pagos a cuentas corrientes.
• Asientos automáticos (según tu configuración).

Errores comunes (y cómo evitarlos)

Checklist rápido (para soporte / usuarios)

• ¿El movimiento tiene fecha correcta?
• ¿Se eligió la caja/banco correcto?
• ¿El medio de pago es el correcto?
• ¿Quedó imputado al cliente/proveedor/comprobante si aplica?
• ¿El saldo final coincide con lo esperado?

Impuestos

Concentra las funciones de retenciones, percepciones e impuestos como IIBB dentro de BUIN.

Retenciones

Pantalla para configurar las retenciones por jurisdicción (IIBB, IVA, Ganancias, etc.), sus alícuotas y reglas de automatización.

• Tipo de impuesto (IIBB, IVA, otros).
• Jurisdicción (provincia/organismo).
• Alícuota y mínimos.
• Aplicación en cobros/pagos.

IIBB (Ingresos Brutos)

La función de IIBB de BUIN dentro del módulo de Impuestos gestiona de manera centralizada el impuesto a los Ingresos Brutos, tanto para contribuyentes locales como de Convenio Multilateral.

1) Jurisdicciones

Cada empresa tiene un conjunto de jurisdicciones habilitadas donde tributa IIBB.

Menú: Contabilidad → IIBB → Jurisdicciones

2) Coeficientes CM05

Los coeficientes de distribución se cargan desde Contabilidad → IIBB → Coeficientes.

3) Devengamientos mensuales

En cada cierre de mes, BUIN calcula el IIBB devengado por jurisdicción, a partir de:

• Base imponible (ventas netas sin IVA).
• Coeficientes CM05 activos.
• Alícuotas configuradas.

Ejemplo: Base imponible $1.200.000

4) Asiento contable

Debe: Impuesto a los Ingresos Brutos (5.1.x.x)        39.810
  Haber: IIBB a Pagar (2.1.x.x)                       39.810
        

5) Pagos de IIBB

Los pagos se registran desde Tesorería → Pagos → Impuestos, vinculando cada pago con el devengamiento del período.

6) Retenciones y percepciones sobre IIBB

Las retenciones sufridas y percepciones practicadas se cargan en la función de Retenciones/Percepciones y pueden descontarse del impuesto determinado.

Reportes

Reportes por módulo (ventas, compras, stock, contabilidad, impuestos) y tableros de control.

Preguntas frecuentes (FAQ)

Generales

AFIP & comprobantes

Ventas / POS

IIBB

Errores comunes

Glosario

AFIP

Administración Federal de Ingresos Públicos.

CAE

Código de Autorización Electrónico.

CUIT

Clave Única de Identificación Tributaria.

PV

Punto de Venta en AFIP.

IIBB

Impuesto sobre los Ingresos Brutos.

POS

Punto de Venta orientado a mostrador.

Devengamiento

Reconocimiento de un ingreso/gasto en el período en que ocurre.

Contacto y soporte BUIN

Ante dudas o incidencias podés comunicarte con el equipo de BUIN:

• Email: info@buin.com.ar
• WhatsApp:

Indicá siempre el CUIT y el entorno (pruebas/producción) para acelerar la respuesta.